آیا برای موقعیت شغلی مسئول دفتر، باید مدرک داشته باشیم؟
شغل مسئول دفتری یکی از شغل‌هایی است که در سال‌های اخیر مورد توجه سازمان‌ها و ارگان‌های مختلفی واقع شده است. با توجه به حدود وظایف و اختیاراتی که مسئول دفتر دارد، به کارگیری از چنین شخصی در هر دفتر و شرکتی برای پیشبرد کارهای مقدماتی و ضروری شرکت، لازم است.
اگر شما نیز میخواهید که در کوتاه‌ترین زمان ممکن یک شغل پردرآمد پیدا کنید، بهترین پیشنهاد برای شما مسئول دفتری است.
این شغل به شما کمک می‌کند تا مهارت‌های فوق العاده‌ای را یاد بگیرید و با خلاقیتی که کسب کردید، شرکت و سازمان را به شکل منظمی کنترل و هدایت نمایید.
با در نظر گرفتن این موضوع، این سوال مطرح می‌شود که مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر چیست؟
ما سعی کردیم در ادامه مطلب ضمن معرفی شغل مسئول دفتری و ضرورت یادگیری امور اداری، وظایف و اختیارات این شغل، به این سوال پاسخ دهیم که آیا برای موقعیت شغلی مسئول دفتر، باید مدرک داشته باشیم؟
مسئول دفتر به چه کسی گفته می‌شود؟
حتما در آگهی‌های شغلی و نیازمندی‌ها با این عبارت که به یک مسئول دفتر نیازمندیم، روبه‌رو شده‌اید.
مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که وظیفه‌ی هماهنگی برنامه‌های روزانه سازمان و مدیر دفتر را بر عهده دارد. در واقع مسئولیت اصلی این شخص، پاسخگویی به مشتریان و راه‌اندازی امور داخلی و برقراری ارتباط بین آن‌ها است.
منظور از مشتری در این تعریف، واحدهای درونی شرکت و همچنین پیمانکاران و ارگان‌های خارجی است. اگر شما نیز میخواهید در این شغل مشغول به فعالیت شوید لازم است که در زمینه این مسئولیت، توانایی‌های لازم را داشته باشید.
ویژگی‌های لازم برای شغل مسئول دفتری
اگر قصد دارید که در شغل مسئول دفتری مشغول به کار شوید، لازم است که ویژگی‌هایی که برای قرار گرفتن در این جایگاه ضروری است را داشته باشید. به عبارت دیگر، برخورداری از ویژگی‌های لازم برای این شغل، قبل از دریافت مدرک اولویت دارد. از این رو بهتر است که با توانایی‌ها و مهارت‌هایی که برای این شغل لازم دارید، آشنا شوید.
- روابط عمومی بالا
- مدیریت استرس
- مسئولیت‌پذیری
- آشنایی با زبان انگلیسی(در برخی ارگان‌های خاص)
- توانایی نگارش مکاتبات اداری
- خلاقیت
- تسلط به تایپ
- توانایی گزارش‌دهی
- تسلط بر برنامه Office
- توانایی انجام هم‌زمان کارها
- مدیریت زمان
با توجه به مطالب فوق الذکر، داشتن مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر نیازمند تسلط کامل به این مهارت‌ها است. به این معنا که اگر شما بر توانایی‌های فوق تسلط کافی نداشته باشید، نمی‌توانید به خوبی از در این شغل فعالیت داشته باشید.
مسئول دفتر چه وظایفی دارد؟
علاوه بر مسئله‌ی داشتن مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر، آگاهی از وظایف این شغل نیز یکی از امور مهم است. در واقع اگر شما میخواهید به عنوان مسئول دفتر در شرکت یا سازمان خاصی کار کنید لازم است که در دوره آموزشی مسئول دفتری و امور اداری، وظایف خود را یاد بگیرید.
مهمترین وظایف مسئول دفتر عبارتند از:
- هماهنگی بین فعالیت‌های واحدهای مختلف
- گزارش‌دهی روزانه به مدیر
- پاسخگویی به واحدهای داخلی و مشاری‌های خارجی
- ثبت تماس‌ها و هماهنگی ملاقات‌ها
- یادآوری زمان و مکان تشکیل جلسات
- برنامه‌ریزی جلسات داخلی و خارجی
- ارسال و دریافت ایمیل‌های مرتبط
- تنظیم و طراحی پیش‌نویس نامه‌های صادره
- نگهداری اسناد و مکاتبات مهم
- انجام سایر مسئولیت‌های محوله از سمت مدیر و شرکت
برای کار کردن در شغل مسئول دفتری چه مدرکی نیاز است؟
شاید برای شما نیز این سوال مطرح شود که برای شغل مسئول دفتری چه تحصیلاتی لازم است؟ به عبارت دیگر مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر چیست؟
به طور کلی می‌توان گفت که با در نظر گرفتن وظایف و توانایی‌های لازم برای این شغل، داشتن مدرک و تحصیلات خاص، بسته به سازمانی که قرار است در آن کار کنید، متفاوت است.
امروزه دوره‌های تخصصی مانند گذراندن دوره منشی‌گری، طراحی شده‌اند که بعد از پایان آن می‌توانید مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر را دریافت کنید.
شغل مسئول دفتری آینده شغلی و بازار کار دارد؟
نکته‌ی دیگری که بعد از مسئله‌ی مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر مد نظر قرار می‌گیرد، آینده شغلی و بازار کار این شغل است. شما به عنوان کسی که میخواهید در این جایگاه فعالیت کنید باید بدانید که شغل مسئول دفتری یکی از شغل‌های پردرآمد است که در سال‌های اخیر مورد توجه بسیاری از شرکت‌ها قرار گرفته است.
با توجه به وظایف مهمی که شما به عنوان مسئول دفتر انجام می‌دهید لازم است که مدیران و کارفرمایان برای هماهنگی امور حتما افراد متخصص در این زمینه را استخدام کنند.
در خصوص بازار کار و آینده این شغل باید بگوییم که استخدام مسئول دفتر در شرکت‌ها در تعداد بسیار بالایی انجام می‌شود. یعنی اگر شما در این زمینه توانایی و مهارت لازم را داشته باشید می‌توانید با درآمد عالی و در کوتاه‌ترین زمان در یک شرکت خوب و معتبر استخدام شوید.
برگزاری دوره‌های مسئول دفتری برنادل
اگر شما جزء آن دسته از افراد علاقمند به شغل مسئول دفتری هستید، می‌توانید در دوره‌های کلاس‌های آموزش مسئول دفتری شرکت کنید و مهارت‌های لازم در این زمینه را کسب نمایید. شرکت در دوره برنادل آموزش مسئول دفتری به شما کمک می‌کند تا مهارت‌ها و وظایف مربوط به این شغل را کاملا یاد بگیرید. لازم به ذکر است که شما می‌توانید به صورت کاملا رایگان اطلاعات خود را در این زمینه به روز رسانی کرده و هر آنچه در مورد این شغل نیاز است را یاد بگیرید.
مخاطبان این دوره می‌توانند افرادی نظیر مسئولین دفتر، منشی‌ها، کارمندان اداری و حتی مدیران داخلی باشند .لازم به ذکر است که بعد از تمام شدن کلاس‌های این مجموعه، شما مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر را دریافت می‌کنید و از طریق این مدرک می‌توانید به راحتی در شرکت‌های معتبر استخدام شوید. ویژگی مهمی که دوره برنادل دارد، ایجاد یک حس رقابت بین شما و سایر افراد جویای کار است که باعث می‌شود، یادگیری مهارت‌ها در سطح بهتری انجام شود.
سخن آخر
ما در این مطلب سعی کردیم ضمن ارائه توضیحات مختصری در مورد شغل مسئول دفتری و مهارت‌های لازم آن، به این مسئله بپردازیم که مدرک لازم برای شغل مسئول دفتر چیست؟ امیدواریم که با طرح این مطلب توانسته باشیم به شما در زمینه این شغل و جزئیات آن کمک کنیم.
