تحول در نظام اداری؛ عبور از «حضورمحوری» به «عملکردمحوری»

به گزارش ایلنا، سید حسن مهدوی‌فر، کارشناس مسائل مدیریتی و حکمرانی، با تأکید بر ضرورت بازنگری در شیوه اداره دستگاه‌های اجرایی، اظهار کرد: در شرایطی که کشور همزمان با ناترازی انرژی، محدودیت منابع آب، افزایش هزینه‌های اداره دولت و ضرورت ارتقای بهره‌وری مواجه است، بازنگری در الگوی مدیریت دستگاه‌های اجرایی دیگر یک انتخاب نیست، بلکه ضرورتی مدیریتی است.

وی افزود: یکی از پرسش‌های مهم پیش روی سیاست‌گذاران این است که آیا حضور فیزیکی همه کارکنان دولت در تمام روزهای کاری و برای همه مشاغل همچنان یک الزام مدیریتی محسوب می‌شود یا زمان آن رسیده است که معیارهای جدیدی جایگزین الگوی سنتی مدیریت شود.

مهدوی‌فر با بیان اینکه این رویکرد به معنای تعطیلی ادارات یا کاهش کیفیت خدمات عمومی نیست، تصریح کرد: مسئله اصلی، تغییر نگاه از «حضورمحوری» به «عملکردمحوری» است؛ به این معنا که ارزش‌آفرینی کارکنان بر اساس کیفیت، سرعت، دقت و نتایج قابل اندازه‌گیری فعالیت‌ها سنجیده شود، نه صرفاً ساعات حضور در ساختمان اداری.

این کارشناس مسائل مدیریتی و حکمرانی ادامه داد: طی دو دهه گذشته، توسعه دولت الکترونیک، سامانه‌های هوشمند، امضای دیجیتال، مکاتبات الکترونیکی و خدمات غیرحضوری، ماهیت بسیاری از فعالیت‌های اداری را تغییر داده است. امروز بخش قابل توجهی از فعالیت‌های کارشناسی، مطالعاتی، برنامه‌ریزی، تحلیل داده، تهیه گزارش و بخشی از امور مدیریتی و پشتیبانی، بدون وابستگی دائمی به حضور فیزیکی قابل انجام است.

وی با اشاره به تجربه کشورهای مختلف در زمینه دورکاری و مدل‌های ترکیبی گفت: پس از همه‌گیری کرونا، بسیاری از دولت‌ها به جای بازگشت کامل به الگوی گذشته، مدل‌های ترکیبی را بر اساس ماهیت مشاغل در دستور کار قرار دادند. در این کشورها، نظارت حذف نشده، بلکه نظارت مبتنی بر خروجی، شاخص‌های عملکرد و کیفیت خدمات جایگزین کنترل صرف حضور کارکنان شده است.

مهدوی‌فر تأکید کرد: دورکاری به خودی خود موجب افزایش بهره‌وری نمی‌شود و موفقیت این سیاست به پیش‌نیازهایی مانند زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، تعریف شاخص‌های عملکرد، نظام ارزیابی دقیق، آموزش مدیران و کارکنان و پاسخگویی مستمر وابسته است.

وی افزود: دورکاری بدون نظام ارزیابی عملکرد نه‌تنها مزیتی ایجاد نمی‌کند، بلکه می‌تواند موجب کاهش هماهنگی و افت کیفیت خدمات شود. بنابراین باید اجرای آن متناسب با ماهیت مشاغل و همراه با زیرساخت‌های فنی، امنیت اطلاعات و نظام شفاف ارزیابی عملکرد باشد.

این کارشناس مسائل مدیریتی و حکمرانی همچنین مدیریت هوشمند حضور کارکنان را دارای آثار اقتصادی و زیست‌محیطی دانست و گفت: کاهش اشغال ساختمان‌های اداری در صورت مدیریت صحیح می‌تواند به کاهش مصرف برق، گاز، آب، هزینه‌های نگهداری ساختمان‌ها و همچنین سفرهای درون‌شهری کارکنان منجر شود.

وی پیشنهاد کرد دولت به جای تصمیم‌گیری‌های مقطعی در دوره‌های بحران انرژی، موضوع دورکاری و مدیریت هوشمند حضور کارکنان را در قالب یک برنامه ملی و مبتنی بر شواهد دنبال کند.

مهدوی‌فر خاطرنشان کرد: در نخستین گام باید مشاغل دستگاه‌های اجرایی از نظر ضرورت حضور فیزیکی طبقه‌بندی شوند؛ به‌گونه‌ای که مشاغل نیازمند حضور مستمر، مشاغل قابل انجام به صورت ترکیبی و مشاغلی که امکان انجام بخش عمده فعالیت آنها به صورت دورکاری وجود دارد، از یکدیگر تفکیک شوند.

وی ادامه داد: برای هر گروه نیز باید شاخص‌های مشخصی همچون عملکرد، کیفیت خدمت، زمان پاسخگویی و میزان رضایت ذی‌نفعان تعریف شود تا ارزیابی کارکنان بر اساس نتایج واقعی انجام گیرد.

این کارشناس مسائل مدیریتی و حکمرانی پیشنهاد کرد اجرای این سیاست ابتدا به صورت آزمایشی در چند دستگاه منتخب انجام شود و پیش از اجرای طرح، شاخص‌هایی مانند میزان مصرف برق، گاز و آب، هزینه‌های بهره‌برداری ساختمان، هزینه‌های پشتیبانی، میزان مراجعات حضوری، کیفیت خدمات و بهره‌وری کارکنان ثبت و پس از چند ماه مجدداً اندازه‌گیری و مقایسه شود.

وی گفت: چنین رویکردی امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را فراهم می‌کند و می‌تواند جایگزین قضاوت‌های سلیقه‌ای شود؛ البته این سیاست نباید به معنای انتقال هزینه‌های سازمان به کارکنان یا کاهش کیفیت خدمات عمومی باشد.

مهدوی‌فر با تأکید بر اینکه اصلاح الگوی اداره دستگاه‌های اجرایی باید با هدف افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت خدمات و استفاده بهینه از منابع عمومی دنبال شود، اظهار کرد: اگر دولت از شهروندان انتظار دارد در مصرف آب و انرژی صرفه‌جویی کنند، نظام اداری نیز باید پیشگام استفاده از روش‌های نوین مدیریت منابع باشد.

وی در پایان خاطرنشان کرد: پرسش اصلی مدیران کشور نباید این باشد که «امروز چند نفر پشت میزهای اداری حضور داشتند؟» بلکه باید این باشد که هر دستگاه چه میزان خدمت باکیفیت، در چه زمانی، با چه هزینه‌ای و با چه میزان مصرف منابع عمومی تولید کرده است. اگر این پرسش مبنای ارزیابی نظام اداری قرار گیرد، دورکاری دیگر صرفاً یک شیوه انجام کار نخواهد بود، بلکه می‌تواند به بخشی از برنامه ملی ارتقای بهره‌وری، اصلاح نظام اداری و تحقق حکمرانی هوشمند در کشور تبدیل شود.