ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری مناسب

استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب صرف نظر از هر کسب‌و‌کار، اندازه و یا صنعتی امری بسیار مهم است. در طول سالیان گذشته تعداد فروشندگانی که نرم افزارهایی را به جهت انجام امور مالی و حسابداری ارائه می‌دهند افزایش پیدا کرده و به همین دلیل امروزه انتخاب یک نرم افزار حسابداری با عملکرد خوب یک چالش بزرگ به حساب می‌آید.   

جدا از تفاوت سطح کارها درون کسب و کارهای مختلف، فروشندگانی وجود دارند که عملکرد بهتری را نسبت به سایرین ارائه می‌دهند و این در حالی است که برخی دیگر گزینه‌های بهتری را در مورد مقیاس‌پذیری ارائه می‌دهند. تصمیم‌گیری در مورد ویژگی‌های مناسب نرم‌افزار حسابداری برای یک سازمان، زمانی سهولت پیدا می‌کند که اشخاص از اهمیت چنین ابزاری آگاه باشند و کاملا آن را درک کنند.

شناخت مزایا و ارزش نرم افزار حسابداری

برخی از افراد معتقدند تهیه نرم افزار حسابداری برای کسب و کارشان امری مهم نبوده و از آن استفاده نمی‌کنند. موردی که این افراد درک نمی‌کنند این است که استفاده از راه‌حل‌های نرم افزاری می‌تواند بسیار سودمند باشد و به افزایش بهره‌وری و به حداقل رساندن هزینه‌ها کمک کند.      

از جمله مزایای این نرم افزارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بی نیاز بودن به استخدام حسابداران اضافی: این نرم افزارها به کسب و کارها اجازه می‌دهند تا وظایف حسابداری را بدون نیاز به استخدام حسابدار اضافی انجام دهند. این نرم افزارها توسط هر شخصی حتی متخصصانی که حسابدار نیستند نیز قابل دسترس بوده، به گونه‌ای که می‌توانند به راحتی از آن استفاده کنند. این کار موجب می‌شود تا بار کاری تیم مالی کاهش پیدا کرده و از به کارگیری نیروی انسانی اضافی در دوره‌های مالی شلوغ خودداری شود.
• تضمین شفافیت و دقت کار: نرم افزارهای حسابداری یک راه حل قابل اعتماد برای ارائه به موقع داده‌ها، محاسبه دقیق و جلوگیری از خطاها هستند که در این صورت به وضوح، پیشرفتی قابل درک از امور مالی شرکت به دست آورده می‌شود. این امر کمک می‌کند تا برنامه‌ها و استراتژی‌هایی تهیه شود که مخصوص نیازهای یک شرکت است.
• افزایش سطح بهره‌وری کسب‌وکار: یک نرم افزار حسابداری به عنوان یک سیستم همه کاره می‌تواند ضروری‌ترین وظایفی را انجام دهد که به شرکت‌ها در تحقق اهداف روزانه آنها کمک می‌‎کند.
• جمع آوری داده‌ها، سازماندهی و تجزیه و تحلیل آنها: این نرم افزارها تمام اطلاعات جمع آوری شده را سازماندهی و تجزیه و تحلیل می‌کنند و بدین ترتیب به آسان‌تر کردن کار تیم حسابداری کمک می‌کنند. این نوع نرم افزارها دارای ویژگی‌های انطباق مالیاتی هستند و بخشی از آن به پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان کمک می‌کند.
• احساس رضایت بیشتر مشتریان: از آنجایی که سطح بهره‌وری با کمک نرم افزار حسابداری بازرگانی افزایش پیدا می‌کند، مشتریان بیشتر احساس رضایت می‌کنند. در این صورت آنها از سرعت بالا و کارآمد بودن شرکت در ارسال فاکتورها، گزارش‌های صورتحساب و سایر الزامات مربوط به امور مالی نیز قدردانی خواهند کرد.

6 ویژگی اساسی یک نرم افزار حسابداری خوب

پس از شناخت مزایای یک نرم افزار حسابداری با کیفیت بالا برای کسب و کارهای مختلف و تشخیص بهترین نرم‌افزار برای رشد قطعی شرکت و رسیدگی به اهداف، لازم است به توضیح شش ویژگی مهم برای یک نرم افزار حسابداری پرداخت:

• کاربر پسند بودن: نرم افزار حسابداری برای تمامی کاربران با حوزه کاری متفاوت طراحی شده و بسیار مهم است که مواردی همچون کاربر پسند بودن و رابط کاربری مناسب را ارائه دهد. در این صورت به راحتی توسط هر شخص حتی کسانی که تخصصی در حسابداری یا فناوری اطلاعات ندارند نیز درون یک تیم استفاده می‌شود. یک نرم افزار حسابداری مناسب باید انعطاف پذیر و بسیار کاربردی باشد و ویژگی‌های گزارش‌دهی چند بعدی را ارائه دهد. این گزارش‌دهی بدین معنا است که یک تیم می‌تواند گزارش‌هایی را ارائه دهد که بر اساس نیازها و اهداف شرکت سفارشی سازی شده است.
• یکپارچه سازی ویژگی‌های صورتحساب و مدیریت موجودی: سیستم‌های حسابداری دارای عملکردهای متفاوتی هستند و تقریبا تمامی آنها صورتحساب و مدیریت موجودی اولیه را ارائه می‌دهند. بنابراین اگر تمامی این موارد درون یک سیستم یکپارچه شود، می‌توان زمان قابل توجهی را برای انتقال داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر کاهش داد.
• شناسایی و جلوگیری از خطاها: نرم افزارهای حسابداری می‌توانند دقت و کارایی را برای یک سازمان به ارمغان آورند. این امر بدان معنا است که می‌توانند خطاها را شناسایی و آنها را به حداقل رسانند. به این ترتیب، نرم افزاری که انتخاب می‌شود باید دارای ویژگی‌هایی باشد که به طور خودکار و پویا خطاها را بررسی کند. بهره‌مندی از ویژگی محاسبه خودکار نیز می‌تواند برای جلوگیری از خطای کاربران استفاده شود.
• راحتی ارتباط با ذینفعان: یک نرم افزار حسابداری مناسب می‌تواند کار هماهنگی تیم مالی را برای مشتریان، بانک‌ها و تمامی ذینفعان ساده‌تر سازد. مستند سازی و بررسی حساب‌ها، صورت‌حساب‌ها و موجودی‌های بانکی، نظارت و مدیریت اعتبار، پیگیری پرداخت‌ها و سررسیدها با مشتریان و غیره از عوامل ضروری در مدیریت صحیح حسابداری بوده که یک نرم افزار خوب می‌تواند این موارد را مرتفع سازد.
• ایمن سازی داده‌های حساس: اطلاعات مالی داده‌ها حساس هستند و هرگز نباید افراد ناشناس و غریبه به آن دسترسی پیدا کنند. با در نظر گرفتن این موضوع، باید یک نرم افزار حسابداری تولیدی را انتخاب کرد که ویژگی‌های امنیتی کامل و محکمی را ارائه دهد. به همین دلیل خرید از فروشندگان قابل اعتماد باید در اولویت اصلی باشد و باید به دنبال ویژگی‌های دسترسی مبتنی بر کاربر بود زیرا این امر یک اقدام امنیتی خوب بوده و نرم افزار تنها باید برای افراد یک تیم مالی مرتبط قابل دسترسی باشد.

شرکت نامی حساب ناربن؛ نماینده رسمی نرم افزار حسابداری سپیدار

نرم افزار سپیدار همکاران سیستم، با پنج بسته‌‌ی تولیدی، خدماتی، بازرگانی، پیمانکاری و پخش و سفارش گیری برای مدیریت چابک‌تر شرکت‌های کوچک طراحی شده است و متناسب با نیازهای این کسب‌وکارها، کاربری بسیار ساده‌ای دارد. سپیدار؛ بخش‌های عملیاتی حسابداری و مالی، تامین و خرید و فروش و مشتریان را پوشش می‌دهد. نرم افزار حسابداری سپیدار همچنین دارای ۱۴ سیستم می باشد که در این صفحه می‌توانید با آن‌ها آشنا شوید.