راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب در سال 1400

انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب

مهم ترین عاملی که تفاوت بین دستگاه های حضور و غیاب را مشخص می کند، روش شناسایی افراد در این دستگاه هاست. امروزه مدل های مختلف دستگاه های حضور و غیاب در ایران و سراسر دنیا، از الگوریتم های خاصی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان و پرسنل یک مجموعه سازمانی استفاده می کنند. از جمله رایج ترین روش های شناسایی افراد در این دستگاه ها می توان به شناسایی با استفاده از فاکتورهای خارجی (مثل کارت و کد) یا شناسایی با استفاده از فاکتورهای هویتی (مثل اثر انگشت و چهره، عنبیه) اشاره کرد.

در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، با توجه به نوع کسب و کار و فعالیتی که در مجموعه تان انجام می شود، بایستی یکی از انواع دستگاه های حضور و غیاب کارت و کد، اثر انگشتی و یا تشخیص چهره را خریداری نمایید. طبیعتاً هر یک از دستگاه های یاد شده برای استفاده در حوزه های خاصی کاربردی هستند.

برای مثال خرید و استفاده از دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی یا تشخیص چهره در بیمارستان ها کاملاً اشتباه است. چرا که در این مجموعه اغلب کارکنان با دستکش های مخصوص و ماسک های صورت حاضر شده و عملاً امکان تشخیص هویت آن ها توسط دستگاه وجود ندارد.

پس در این حوزه بهتر است از دستگاه های حضور و غیاب کارتی استفاده شود.(البته در در زمان فعلی برخی دستگاههای تشخیص چهره با امکان شناسایی چهره کاربر از روی ماسک، روانه بازار شده اند!)

در مقابل، در سازمان ها و ادارات شلوغ که پرسنل زیادی مشغول به کار هستند، برای جلوگیری از تقلب و ثبت سوری حضور کارکنان توسط افراد دیگر بهتر است از دستگاه حضور و غیاب کارتی استفاده نکرده و بجای آن از مدل های تشخیص چهره و اثر انگشت استفاده شود.

تنظیمات دستگاه حضور و غیاب

دستگاه های حضور و غیاب تنظیمات مختلفی دارند که مدیریت آن ها به شکل های گوناگونی انجام می شود. برخی از این دستگاه ها، از طریق پنلی که روی دستگاه تعبیه شده مدیریت شده و تنظیمات آن ها از این پنل انجام می شود. برخی دیگر از دستگاه ها که عمومیت بیشتری هم دارند، از نرم افزارهای کامپیوتری برای تنظیم قابلیت های دستگاه استفاده می کنند.

پیش از خرید دستگاه حضور و غیاب، حتماً درباره چگونگی مدیریت این سیستم ها پرس و جو کرده و اطلاعات کافی را کسب کنید. معمولاً دستگاه هایی که به نرم افزارهای کامپیوتری متصل می شوند، مدیریت آسان تری داشته و امکانات بیشتری را در اختیار مدیران قرار می دهند.

نوع اتصال دستگاه به سیستم مرکزی

ارتباط دستگاه های حضور و غیاب با یکدیگر و نوع اتصال آن ها به سیستم مرکزی، مورد دیگری است که در هنگام خرید این محصولات بایستی مورد توجه قرار بگیرد. به طوری که برخی از دستگاه های حضور و غیاب با اتصال به شبکه، اطلاعات دریافتی را به سرور اصلی و کامپیوتر مرکزی ارسال کرده و با آن در ارتباط هستند.

در مقابل برخی از دستگاه  ها نیز به صورت بی سیم و با کمک ابزارهایی مثل فلش این کار را انجام می دهند. نوع ارتباط دستگاه با سرور اصلی تاثیری در عملکرد آن ندارد و تنها سلیقه خریدار و نوع محیط کاری است که این فاکتور را تعیین می کند. 

سرعت و CPU دستگاه حضور و غیاب

دستگاه های حضور و غیاب نیز همانند بسیاری از سیستم های الکترونیکی و هوشمند، دارای CPU اختصاصی بوده و مقدار مشخصی برای این مورد دارند. یکی از فاکتورهای مهمی که می بایست در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه ویژه ای داشته باشید، CPU دستگاه است.

مقدار CPU دستگاه حضور و غیاب سرعت عملکرد آن را مشخص می کند و طبیعتاً هرچه بیشتر باشد، عملکرد سریع تری از دستگاه حاصل می شود. در مکان های شلوغ و مجموعه هایی که تعداد زیادی از پرسنل و کاربران در آن مشغول به فعالیت هستند، بایستی از دستگاه هایی استفاده کنید که از نظر سخت افزاری، شرایط بهتری دارند. چرا که در غیر اینصورت، مدام با اختلال در عملکرد و کندی دستگاه روبرو شده و مشکلات زیادی برایتان ایجاد خواهد شد.

شایان ذکر است استفاده طولانی مدت از دستگاه های حضور و غیابی که CPU قدرتمندی دارند، روی آن تاثیرگذار بوده و عملکرد سیستم را ضعیف می کند. این موضوع برای دستگاه هایی که سی پی یو ضعیف تری دارند بسیار محسوس تر می باشد و این دستگاه ها پس از چند ماه استفاده، عملکرد ضعیف و کندی در ثبت ترددها از خود به نمایش می گذارند که اصلاً مورد قبول نیست. پس در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب، حتماً مقدار حافظه و CPU دستگاه را از فروشنده جویا شوید.

ظرفیت حافظه دستگاه حضور و غیاب

وقتی صحبت از ظرفیت حافظه دستگاه حضور و غیاب می کنیم، این ظرفیت در دو حالت در نظر گرفته می شود. یکی ظرفیت دستگاه برای ثبت و نگهداری حضور و غیاب های روزانه و دیگری ظرفیت حافظه دستگاه برای ثبت اطلاعات کاربران و بکارگیری آن ها. این فاکتور، یکی از اصلی ترین فاکتورهایی است که باعث ایجاد اختلاف قیمتی بین دستگاه های مختلف به ویژه مدل های میان رده می شود. در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، حتماً به ظرفیت آن توجه کنید تا پس از نصب، راه اندازی و استفاده دچار مشکل نشوید.

طبیعتاً در مجموعه هایی که تعداد کاربران زیادی فعال هستند، بهتر است از دستگاه هایی استفاده کنید که حافظه قدرتمندی داشته و با ظرفیت بالایی که دارند، توانایی ذخیره و پردازش اطلاعات مختلف را در سریع ترین زمان داشته باشند.

امکانات و ماژول های اضافه

در دستگاه های پیشرفته و حرفه ای حضور و غیاب، قابلیت های مختلفی وجود دارد که در کنار امکانات اصلی قرار گرفته و عملکرد سیستم را بهبود می بخشند. برای مثال، ماژول شناسایی کاربران از طریق کارت یا اثر انگشت در دستگاه های تشخیص چهره یکی از این قابلیت هاست. از این مورد برای مواقعی که به هر دلیلی امکان شناسایی کاربران از طریق چهره وجود ندارد استفاده شده و خیال مدیران را از بابت ثبت حضور و غیاب کارکنان در هر شرایطی راحت می کند.

همچنین برخی از دستگاه های حضور و غیاب می توانند عبور و مرور کاربران را کنترل کرده و در قالب یک دستگاه کنترل تردد نیز ظاهر شوند. این ماژول های اضافی در سیستم های حضور و غیاب، در بسیاری از سازمان ها به کار مدیران آمده و یک امتیاز مثبت برای این دستگاه ها به شمار می رود.

شکل و شمایل ظاهری

در مجموعه هایی که مدیران آن هارمونی خاصی را در محیط شان استفاده کرده اند، شکل و شمایل ابزارها و تجهیزاتی که از آن ها استفاده می کنند اهمیت زیادی دارد.

اگر شما هم جزو این افراد بوده و مجموعه تان نظم محیطی خاصی دارد، بهتر است از دستگاه های حضور و غیابی استفاده نمایید که نظم بصری محیط را برهم نزده و با دیگر اجزای دکوراسیون محیط همخوانی دارد. رنگ بندی دستگاه حضور و غیاب، وجود پنل لمسی یا دکمه ای روی آن، جنس بدنه دستگاه و ... جزو مواردی هستند که در بحث شکل ظاهری دستگاه حضور و غیاب مطرح می شوند. 

قیمت نهایی دستگاه حضور و غیاب

برای بسیاری از مدیران، قیمت دستگاه های حضور و غیاب عامل تعیین کننده ای در خرید دستگاه موردنظرشان است. قیمت این دستگاه با توجه به عوامل مختلفی محاسبه می شود که برخی از آن ها را در این بخش ذکر کردیم. اگر قصد دارید بهترین دستگاه حضور و غیاب را با توجه به بودجه ای که در اختیار دارید خریداری نمایید، تمام جوانب را در نظر گرفته و در مراکز فروش گوناگون دستگاه های مختلف را مورد بررسی قرار دهید.

علاوه بر هزینه ای که بابت خرید دستگاه حضور و غیاب پرداخت می کنید، هزینه های دیگری مثل هزینه نصب و راه اندازی، هزینه ایجاد ماژول های اختصاصی، هزینه تجهیز و سرویس دوره ای، هزینه حمل و نقل دستگاه و ... وجود دارند که همگی در تعیین قیمت نهایی و تمام شده سیستم حضور و غیاب تاثیرگذار می باشند.

گارانتی و خدمات پس از فروش معتبر

خدمات پس از فروش و گارانتی دستگاه مواردی هستند که در بحث پشتیبانی شرکت ارائه دهنده دستگاه حضور و غیاب مطرح می باشند. پیش از خرید این دستگاه ها از شرکت موردنظرتان، حتما راجع به گارانتی و خدمات دوره ای آن پرس و جو کنید. 

ایران اکسس یکی از بزرگ ترین شرکت های ایرانی است که در زمینه ارائه انواع دستگاه حضور و غیاب اورجینال فعالیت کرده و تمام محصولات خود را با قیمت های منصفانه و از همه مهم تر گارانتی و خدمات پس از فروش مطمئن عرضه می کند. با خرید دستگاه حضور و غیاب از این شرکت می توانید از پشتیبانی عالی و درجه یک مهندسین آن بهره مند شده و خیال خود را از بابت سرویس و تجهیز این دستگاه برای سال های طولانی راحت کنید.