آموزش انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکارها

مدیریت مالی، ستون اصلی هر کسب‌وکار است. چه یک فروشگاه کوچک داشته باشید و چه یک شرکت پیمانکاری بزرگ، بدون داشتن سیستم حسابداری منظم، دیر یا زود با مشکلات جدی روبرو می‌شوید. برای نظم بخشیدن به امور مالی، استفاده از نرم‌افزار حسابداری ضروری است. اما سؤال اصلی اینجاست که کدام نرم افزار حسابداری بهتر است و چه معیاری برای انتخاب آن وجود دارد؟ در این مقاله معیارها و نمونه نرم‌افزارهای ایرانی را معرفی می‌کنیم و در ادامه نگاهی به نرم افزارهای پیمانکاری هم خواهیم داشت.

اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری

حسابداری دستی دیگر پاسخگوی نیازهای کسب‌وکارهای مدرن نیست. از معایب حسابداری دستی یا سنتی می‌توان به مواردی مانند: خطاهای انسانی، زمان‌بر بودن محاسبات و ناتوانی در تحلیل سریع داده‌ها اشاره کرد. نرم افزار‌های حسابداری برای رفع همین مشکلات طراحی شده‌‌اند و استفاده کردن از آن به دلایل زیر اهمیت دارد:

کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت ثبت

نرم افزارهای حسابداری با انجام خودکار محاسبات مالی، گزارش‌گیری، ثبت اسناد و فاکتورها، خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد و سرعت ثبت عملیات مالیاتی را بالا می‌برد. 

شفافیت و کنترل امور مالی

در بهترین نرم افزار حسابداری، امکان گزارش‌گیری‌های تحلیلی و خودکار وجود دارد. همچنین امکان مدیریت دقیق جریان نقدی، پیگیری هزینه‌ها و درآمدها و همگام بودن نرم افزار با قوانین مالیاتی کشور، بخش امور مالی کسب‌وکار را به محیطی قابل کنترل تبدیل می‌کند.

صرفه‌جویی اقتصادی

در کسب‌وکارهای کوچک و نوپا انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب، یک گزینه به‌صرفه و ماندگار است و برای مدیریت کسب‌وکارتان نیاز نیست که حسابدارهای متعدد استخدام کنید و تنها با یک حسابدار و نرم افزار می‌توانید، شرایط را مدیریت کنید. 

ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری

برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری باید ویژگی‌هایی را در آن جستجو کنید که با نیازهای کسب‌وکار شما همخوانی داشته باشد. مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری را در ادامه توضیح می‌دهیم. 

۱. رابط کاربری ساده: یک رابط کاربر یپیچیده باعث سردرگمی کاربران، به ویژه افراد بدون دانش حسابداری می‌شود. برای تست نسخه دمو را امتحان کنید و ببینید آیا بدون آموزش می‌توانید فاکتور ثبت کنید یا گزارش بگیرید.

۲. امنیت اطلاعات: اطلاعات مالی حساس را باید از هک شدن محافظت کنید. بررسی کنید که آیا نرم‌افزار از پروتکل‌های رمزنگاری مانند ssl استفاده می‌کند و امکان بکاپ‌گیری منظم دارد یا خیر. 

۳. یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: زمانی که بتوانید نرم افزار را به CRM، انبارداری و حقوق دستمزد متصل کنید، اطلاعات شما یک‌جا متمرکز می‌شود. قبل از خرید از فروشنده یا مشاوره فروش سوال کنید که نرم افزار انتخابی با نرم‌افزارهای فعلی شما سازگاری دارد یا خیر. 

۴. گزارش‌گیری پیشرفته: بررسی کنید که نرم افزار انتخابی شما، قابلیت گزارش‌‌هایی مانند ترازنامه، سود و زیان و جریان نقدینگی را دارد. همچنین یاد بگیرید که چطور گزارش‌های سفارشی مانند گزارش ماهانه فروش را در نرم افزار تنظیم کنید. برای تست در نسخه دموی نرم افزار، یک گزارش ساده بسازید و ببینید آیا خروجی PDF و Excel دارد. 

۵. پشتیبانی از قوانین مالیاتی ایران: در ایران نرم افزار باید با قوانین دارایی و مالیات بر ارزش افزوده هماهنگ باشد. حتما مطمئن شوید که نرم افزار به سامانه مودیان متصل است و فاکتورهای رسمی را خودکار صادر می‌کند. 

نکته مهم برای پیمانکاران: دو گزینه مهم برای خرید نرم افزار پیمانکاری داشتن قابلیت پشتیبانی و به‌روزرسانی است. یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری تنها با دسترسی به پشتیبانی و به‌روزرسانی طبق آخرین قوانین بیمه و مالیات می‌تواند کیفیت خود را در طول زمان حفظ کند. بهترین نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید بتواند تمام فرآیندهای ثبت صورت وضعیت، کنترل هزینه، مدیریت پرداخت به پیمانکاران، ثبت اسناد مالی مرتبط با پروژه‌ها و تهیه گزارش‌های مالی تلفیقی برای هر قرارداد را به شکلی دقیق و یکپارچه انجام دهد. 

معرفی نرم افزار حسابداری

در ایران نرم افزارهای متعددی برای کسب‌وکارها وجود دارد که هر‌کدام نقاط قوت و ضعف خود را دارند. در ادامه ما سه نرم افزار آرپا، اسپید و پارسیان را معرفی می‌کنیم. 

۱. نرم افزار حسابداری آرپا 

نرم افزار حسابداری آرپا با رویکرد ERP طراحی و پیاده‌سازی شده است. این نرم افزار به صورت یکپارچه با ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان، طراحی گزارشات دقیق و متنوع و حذف عملیات دستی حسابداری، اطلاعات مفیدی در اختیار حسابداران قرار می‌دهد. نرم افزار آرپا دارای ۴ سطح است و تا ۷ سطح هم می‌توان آن را ارتقا داد. نرم افزار آرپا برای شرکت‌ای بازرگانی و پیمانکاری پیچیده ایده‌آل است. 

۲. نرم افزار حسابداری اسپید 

نرم افزار اسپید از سال ۱۳۸۴ در بازار حضور دارد و با کدینگ جامع، برای کارخانه‌ها و شرکت‌های تولیدی مناسب است. این نرم افزار به دلیل انعطاف‎پذیری و گزارش‌گیری دقیق در بین کسب‌وکارهای صنعتی محبوب است. 

۳. نرم افزار حسابداری پارسیان 

پارسیان با بیش از ۱۸ سال سابقه، یکی از پیشگامان بازار ایران است که نسخه‌های تخصصی برای فروشگاه‌ها، شرکت‌ها و تولیدی‌ها ارائه می‌دهد. این نرم افزار برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط ایده‌آل است و با رابط کاربری ساده حتی برای کاربران مبتدی مناسب است. 

توصیه می‌کنیم که قبل از خرید از نسخه دموی هر نرم‌افزاری که مد نظرتان است استفاده کنید. سپس یک جلسه آموزشی برای کار با نرم‌افزار برای کارمندانتان برگزار کنید و هفته‌ای یک بار از اطلاعات ثبت شده بکاپ‌گیری کنید که اطلاعاتتان از دست نرود.

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری یعنی انتخاب نرم‌افزاری که با کسب‌وکار شما و نیازهای آن همخوانی دارد. اگر برای انتخاب نرم افزار نیاز به راهنمایی دارید، توصیه می‌کنیم مقاله جامع بهترین نرم افزار حسابداری موسسه محاسبان را مطالعه کنید.