21 قابلیت منحصر به فرد یک نرم افزار اتوماسیون که احتمالا نمی دانید

با گسترش رقابت در میان کسب و کارها و پیچیده‌تر شدن مکاتبات و فرآیندهای سازمانی، نیاز به سیستم‌های اتوماسیون اداری برای مدیریت و خودکارسازی این مکاتبات و فرآیندها افزایش پیدا کرده است. سیستم‌های اتوماسیون اداری که شامل مدیریت مستندات سازمانی (ECM) و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است، نمونه‌های متعددی در ایران دارند.

صاحبان کسب و کارها و مدیران سازمان‌ها نیز به دنبال شناخت نرم‌افزارهای برتر اتوماسیون اداری هستند، تا به سرعت بتوانند محصول مورد نیاز خود را شناسایی کرده و در مورد خرید آنها تصمیم‌گیری کنند.

یکی از شناخته‌شده‌ترین و پرکاربردترین این محصولات در ایران نرم‌افزار جامع اتوماسیون اداری فراگستر است. با توجه به محبوبیت بالای این نرم‌افزار، تصمیم گرفتیم به بررسی ویژگی‌های انحصاری آن بپردازیم تا دلیل محبوبیت آن را متوجه شویم.

اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر، امکانات خاص و منحصربه‌فردی دارد که آن را از سایر سیستم‌های اتوماسیون مطرح در بازار کاملا متمایز کرده و به مناسب‌ترین انتخاب جهت مکانیزه‌سازی مکاتبات و فرآیندهای سازمان تبدیل می‌کند.

در این مطلب کوتاه 21 مورد از قابلیت‌های منحصر به فرد سیستم اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده است:

1- تبدیل گفتار به متن، یکی از قابلیت های بسیار کاربردی اتوماسیون فراگستر است. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد با خواندن متن ارجاع یا محتوای نامه در میکروفون کامپیوتر یا تلفن همراه خود، صدا را با دقت و سرعت بالا به متن تبدیل کنند و برای گیرندگان ارسال نمایند.

2- موتور جستجوی معنایی “بهجو” از قابلیت‌های ویژه و منحصر به فرد در سیستم اتوماسیون فراگستر است که همانند گوگل، این امکان را به کاربران می‌دهد تا به راحتی و با سرعت و دقت در کسری از ثانیه در میان انبوهی از داده‌ها و اطلاعات جستجو کرده و اسناد خود را پیدا کنند.

3- قابلیت برگزاری ویدئو کنفرانس در بستر اتوماسیون اداری فقط با کلیک بر روی یک لینک فراهم شده است. اینطور که مشخص است کاربران می‌توانند در جلسات مجازی و آنلاین (آموزشی، دمو و …) به آسانی، بدون نیاز به نصب هر نوع نرم‌افزار و یا وابستگی به سخت‌افزاری خاص، در هر مکان و زمانی حضور یابند.

4- نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر بر مبنای تکنولوژی PWA  طراحی شده که بدون نیاز به دانلود، نصب یا به‌روزرسانی، فقط با استفاده از مرورگر و اتصال اینترنت در هر دستگاهی (اعم از اندروید یا iOS)، دسترسی به اتوماسیون اداری را خارج از محل کار برای کاربران فراهم کرده است. به این ترتیب محدودیت‌های اپل مانع استفاده کاربران نخواهد بود.

5- امکان ایجاد و ویرایش پیش‌نویس نامه در قالب Word در گوشی اندروید و iOS یکی از امکانات خاص و منحصربه‌فرد نسخه موبایل این اتوماسیون است که به کاربران این امکان را داده تا در خارج از سازمان به راحتی پیش‌نویس‌های خود را در قالبWord  ایجاد و ویرایش نمایند. فقط کافیست Microsoft Word را بر روی تلفن همراه یا تبلت خود نصب داشته باشند.

6- نرم افزار فراگستر، با برخورداری از API های آماده، امکان ارتباط با سایر سیستم‌های سازمان را برای شما فراهم می‌کند و شما می‌توانید به طور مستقیم با سرویس‌های این اتوماسیون و سایر نرم‌افزارهایی که از API های استاندارد پشتیبانی می‌کنند، ارتباط برقرار کرده و در قالب‎ها یا فرمت‌های استاندارد اطلاعات را ارسال، دریافت و مدیریت نمایید.

7- قابلیت چند سازمانی برای مدیریت مکاتبات در سازمان‌هایی که هلدینگ بوده و چندین شعبه دارند. این قابلیت امکان پیاده‌سازی اتوماسیون را در سازمان‌های بزرگ که دارای چندین شعبه و نمایندگی بوده و ساختار چند سازمانی دارند، فراهم می‌کند. به این ترتیب سازمان اصلی می‌تواند مکاتبات خود با سازمان‌های زیر مجموعه را به صورت اتوماتیک به گردش درآورد.

8- قابلیت بهینه‌سازی حجم تصاویر اسناد به طور خودکار که باعث کاهش مصرف ترافیک پهنای باند سازمان می‌شود. این تغییرات بدون اینکه اصل تصویر از بین برود یا کوچکترین تغییری به وجود بیاید اعمال می‌شود و حجم تصاویر را ضمن حفظ کیفیت و اندازه اصلی، تا حدود ۸۰ درصد کاهش می‌دهد.

9- امکان چاپ نامه‌ها همراه با زنجیره مکاتبات و پیوست‌های مرتبط با آنها به صورت یکجا، از دیگر قابلیت‌های منحصر به فرد اتوماسیون اداری فراگستر است. این سامانه همچنین می‌تواند تمامی آنها را تبدیل به یک فایل PDF نموده و در اختیار کاربر قرار داد.

10- طبق مشاهدات ما، این سامانه به مراجعه کنندگان اجازه می‌دهد نامه‌های اداری خود را از طریق کد USSD پی‌گیری کنند. کافیست تا کد استعلام مکاتبات ثبت شده در دبیرخانه یا میز خدمات الکترونیک را دریافت کنند تا بتوانند با شماره‌گیری کد USSD سازمان، بدون هیچ محدودیت زمانی از گردش نامه‌ها، درخواست‌ها و مکاتباتشان مطلع گردند.

11- قابلیت چند امضایی که به کاربر اجازه می‌دهد تعداد نامحدودی تاییدیه و امضا برای هر سند تهیه کند. این قابلیت باعث تسهیل امضای دیجیتال امن و سریع اسنادی مانند قراردادها و صورتجلسه‌ها می‌شود.

12- شما می‌توانید با استفاده از تمام مرورگرهای رایج مانند Internet Explorer , Chrome , Firefox , Safari و بدون نیاز به نصب هیچگونه افزونه روی مرورگر یا نرم‌افزار جانبی روی سیستم عامل خود از امکانات این نرم افزار اتوماسیون به طور کامل استفاده کنید.

13- در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید علاوه بر ویرایشگرهای تحت وب که در تمامی اتوماسیون‌ها نیز موجود است، از ویرایشگر Word  به دو صورت داخل مرورگر و یا بصورت آنلاین (Word Online) بدون نصب نرم‌افزار اضافه استفاده نمایید.

14- علاوه بر مورد قبل، امکان استفاده از ویرایشگر Word خارج از مرورگر، با نصب افزونه یکپارچگی با اتوماسیون نیز وجود دارد. در این حالت، با نصب یک افزونه روی نرم افزار ورد در کامپیوتر خود، می‌توانید در خارج از محیط نرم افزار اتوماسیون اداری و فقط از طریق ورد به ایجاد و ویرایش مکاتبات خود بپردازید.

15- اتوماسیون شرکت فراگستر با ارائه افزونه‌ای امکان یکپارچگی اتوماسیون با نرم‌افزار Outlook را برای کاربر فراهم می‌کند. به این ترتیب تمام یا بخشی از نامه‌های داخل کارتابل به همراه کلیه پیوست‌ها و شرح ارجاعات آنها به نرم‌افزار Outlook انتقال پیدا می‌کند. به این ترتیب کاربر می تواند در جایی دور از محل ‌کار و بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‎‌های خود را مشاهده، ارجاع و ثبت نمایید.

16- قابلیت ایجاد و ویرایش انواع سند از جمله اسناد Office مایکروسافت مانند Word, Excel, PowerPoint به صورت تیمی، یکی از مهمترین امکانات اتوماسیون اداری فراگستر است که امکان کار گروهی روی اسناد مختلف را از داخل سیستم اتوماسیون فراهم می‌کند.

17- زیرسیستم رسانه سازمانی فراگستر ابزار ساده ای است که همانند یوتیوب بدون نیاز به اینکه سازمان‌های مشتری نرم‌افزاری خاص نصب کنند، به آنها اجازه می‌دهد فایل‌های ویدئویی (نظیر فیلم، صدا، تصویر و…) سازمان را در مکانی نگهداری و مشاهده کنند.

18- دانشنامه سازمانی ابزاری برای شناسایی و انتقال دانش و مستندات یک سازمان در میان پروژه‌های مختلف است. زیرسیستم دانشنامه سازمانی فراگستر نیز که با نرم‌افزار اتوماسیون اداری آن هم یکپارچه است، با استفاده از الگوی ویکیپدیا ، برای رفع این نیاز سازمان‌ها و با هدف تسهیل ثبت و انتقال دانش میان کاربران سازمان طراحی شده است.

19- در طراحی رابط کاربری اتوماسیون اداری فراگستر از پیچیدگی پرهیز شده و ساده، مدرن و جذاب است. در این نرم‌افزار چیدمان منوها، گزینه‌ها و اجزای رابط کاربری با نظرسنجی از کاربران سامانه و با توجه به اصول ظاهری و تجربه کاربری در طی چند دهه فعالیت فراگستر شکل گرفته است.

20- از دیگر امکانات اتوماسیون اداری فراگستر، فیلم‌ها و راهنماهای آموزشی طبقه‌بندی شده (آنلاین و آفلاین) است که در محیط نرم‌افزار و وبسایت شرکت قرار دارد و به آسانی و سرعت در دسترس کاربران است. سازمان‌ها با استفاده از این امکان با کمترین وابستگی می‌توانند آموزش سامانه را برای کاربران خود فراهم نمایند.

21- تکنولوژی (OCR (Optical Character Recognition یا نویسه خوان نوری، که امکان جستجو و بازیابی اطلاعات داخل تصاویر اسکن شده یا تصاویر دریافت شده از درگاه هایی مانند فکس، ایمیل، ECE و پیشخوان خدمت را با دقت بالا ممکن ساخته است.

مشتریان فراگستر را طیف وسیعی از سازمان‌ها در تمام استان‌های ایران، در ابعاد و حوزه‌های مختلف تشکیل می‌دهند و محصولات فراگستر بیش از ۴۵۰ هزار کاربر دارد. داشتن چنین قابلیت‌های منحصر به فردی، از جمله دلایل این موفقیت است و باعث شده تا فراگستر با بیش از 13 سال تجربه در پیاده‌سازی فرآیندها در بزرگترین سازمان‌های دولتی و خصوصی ایران، بیشترین سابقه موفق در راه‌اندازی سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها  (BPMS)در ایران را در کارنامه خود داشته باشد.

برای آشنایی بیشتر با فراگستر می‌توانید از راه های زیر با این شرکت در تماس باشید.

آدرس : تهران – خیابان مطهری – خیابان کوه نور – خیابان هفتم – پلاک ۱۱

شماره تماس : ۴۲۶۲۳ – ۰۲۱

سایت : www.faragostar.net