معرفی نرم افزار MSP (مایکروسافت پروجکت) [محبوب ترین نرم افزار مدیریت پروژه]
مایکروسافت پروجکت راهکاری مناسب برای مدیریت پروژه و فعالیتهاست که تمامی افراد حرفهای که به دنبال مدیریت پروژه هستند را قادر میسازد به کلیه الزامات مختلف در فعالیتهای روزمره دست پیدا کنند.
مایکروسافت پروجکت به همان MSP، یکی از بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه است و به علت توانایی های بسیار خود، در ایران نیز طرفدار های بیشماری دارد؛ در این مقاله شما را با این نرم افزار آشنا خواهیم کرد.
مایکروسافت پروجکت راهکاری مناسب برای مدیریت پروژه و فعالیتهاست که تمامی افراد حرفهای که به دنبال مدیریت پروژه هستند را قادر میسازد به کلیه الزامات مختلف در فعالیتهای روزمره دست پیدا کنند.
این سیستم ابزاری را مهیا میکند که به سادگی قابل استفاده بوده، انعطافپذیری زیادی برای تمامی انواع پروژه داشته و علاوه بر افزایش قابلیت ابتکار و نوآوری، شفافیت سازمانی را برای کاربران به ارمغان می آورد.
این نرم افزار دارای رابط کاربری ساده و زیبایی است که در آن کاربران قادرند از میان شبکه ها، نمودارها و گانت چارتهای مختلف برای بررسی و ردیابی میزان پیشرفت دست به انتخاب بزنند.
این سیستم قابل یکپارچه سازی با نرم افزار مایکروسافت تیمز بوده و بدین ترتیب اعضای تیم ها قادر خواهند بود فایل های مختلف را به اشتراک گذاشته، با هم مکالمه داشته و جلسات مختلفی را برگزار کنند، و نیز بصورت همزمان با تیم های مختلف به فعالیت بپردازند. ضمناً قابلیت برنامه ریزی خودکار مبتنی بر میزان پیشرفت، زمان و منابع، باعث هماهنگی بهتر میان تیم های مختلف می شود.
مایکروسافت پروجکت براساس سیستم پاور پلتفرم طراحی شده و به کاربران امکان مشاهده ی بهتر پروژه های خود را ارائه میکند؛ بدین ترتیب کاربران قادر خواهند بود داشبوردهای تعاملی را در Power BI ایجاد کرده و مؤلفه های مهم در هر پروژه را به سادگی تجسم و شبیه سازی کنند.
همچنین می توان نمایی کلی از تمامی پروژه های سازمانی را از طریق ویژگی نقشه ی راه (Roadmap) بدست آورد.
شروع کار با نرم افزار MSP بسیار ساده است؛ برای این کار تنها کافیست در Project Plan1 که خدمات مدیریت پروژه برای تیم هایی است که نیازمند مدیریت پروژههای وظیفه محور هستند ثبت نام را انجام داد.
بدین ترتیب امکان برنامه ریزی و ردیابی فعالیت های مختلف پروژه وجود خواهد داشت؛ کاربرانی هم که همزمان به مرورگر وب و هم سرور دسکتاپ نیاز دارند میتوانند گزینه ی Project Plan3 را انتخاب کنند و همچنین کسانی که خواهان ابزارهای مدیریت پورتفوی پروژه هستند گزینه ی Project Plan5 را انتخاب خواهند کرد.
آیا نرم افزار MSP در مجموعه آفیس 365 وجود دارد؟
خیر، مایکروسافت پروجکت در مجموعه آفیس 365 قرار ندارد، هرچند که امکان یکپارچهسازی آسان با ابزارهای آفیس وجود دارد. استفاده از سیستمهای مایکروسافت پروجکت در بستر ابری و با هزینهی 10 دلار برای هر کاربر در ماه امکانپذیر است و قیمت آن برای پروژه های درون سازمانی از 620 دلار آغاز میشود.
کاربردهای مایکروسافت پروجکت چیست؟
در ابتدا، نرم افزار مایکروسافت پروجکت یک برنامهی تحت DOS بود که توسط خود شرکت برای مدیریت چندین پروژهی نرمافزاری مورد استفاده قرار گرفت.
این سیستم برای نخستین بار در سال 1984 معرفی شد و از آن پس با پیشرفت و بهبود عمدهای که در آن صورت گرفته به یکی از محصولات مهم مایکروسافت در کاربردهای مختلف بدل شده است.
در ادامه برخی از کاربرد های مایکروسفات پروجکت را معرفی خواهیم کرد :
مدیریت پروژه
نرمافزار مایکروسافت پروجکت دارای ابزارهای برنامهریزی و زمانبندی آشنایی است که به کمک آن کاربران قادرند لیست وظایف را تهیه کرده و تخصیص آنها به اعضای تیم را انجام دهند؛ضمناً امکان تعیین جزییاتی همچون مدت زمان و سررسید هر وظیفه نیز وجود دارد.
نماهای مختلفی همچون نمای شبکهای، نمای نموداری و نمای تایملاین/گانت چارت برای نظارت بر برنامههای مختلف از سوی مدیران پروژه وجود دارد. این نرمافزار مشارکتی امکان همکاری میان تیمهای مختلف پروژه و سایر ذینفعان، به منظور ویرایش و به روز رسانی لیست وظایف، زمانبندی پروژه، سیستمهای مرتبط و اولویتهای مختلف را بوجود میآورد. تیمها میتوانند از این سیستم برای ارسال تایمشیتهای خود استفاده کنند چرا که امکان ثبت زمان پروژه و پیوند آن با لیست حقوق و دستمزد یا صورتحساب را برایشان بوجود میآورد.
مدیریت پورتفوی
این سیستم برای کاربران امکان مدیریت چندین پروژه و برنامه ی مختلف یک شرکت را فراهم کرده و اطلاعات مختلفی را دربارهی اولویت بندی طرحهای مربوطه ارائه میکند. با کمک قابلیتهای نوینی همانند هوش تجاری میتوان مدلسازی سناریوهای مختلف در سازمانها را به انجام رسانده و تعیین بهترین مسیر و بالاترین ارزش ممکن را میسر ساخت.
همچنین ویژگی های مختلفی برای ارزیابی و سنجش قابلیت های پروژه با بررسی اهداف و محرک های کسب و کار وجود دارد. شرکتها میتوانند از نرم افزار مدیریتی مایکروسافت پروجکت برای مدیریت تقاضا بعنوان ابزاری جهت جمعآوری ایدههای مختلف و بررسی آنها طی یک فرآیند استاندارد بهره بگیرند.
مدیریت منابع
مایکروسافت پروجکت به تیم ها امکان میدهد منابع مورد نیاز را شناسایی کرده و نسبت به نواقص آتی اطلاع کسب کنند. بدین ترتیب و با مدیریت مناسب منابع از تحویل به موقع پروژهها اطمینان حاصل میشود. کاربران قادرند تیمهای پروژه را تعریف کرده، زمانبندی درخواست منابع را به انجام رسانده و این منابع را به وظایف مختلف تخصیص دهند. علاوه بر این آنها قادر خواهند بود میزان استفاده از منابع در پروژهها را مشاهده کرده و مورد مقایسه قرار دهند. گزارشهای از پیش تهیه شدهای نیز وجود دارند که به کاربران در بررسی و ردیابی میزان پیشرفت پروژهها، برنامهها و پورتفویها کمک میکنند.
مزایای نرم افزار MSP
یکپارچه سازی
این نرمافزار را میتوان با سیستم مایکروسافت آفیس 365 ادغام کرد. همچنین نرمافزار مایکروسافت پروجکت قابلیت کار در کنار نرمافزارهای مختلفی همچون مایکروسافت تیمز، اسکایپ، Power BI و Sharepoint را داشته و همچنین به سادگی میتوان آن را با Azure و سایر پلتفرمهای مایکروسافت یکپارچهسازی کرد. رابط کاربری این نرمافزار همانند بسیاری دیگر از محصولات مایکروسافت، همانند اکسل است.
قابل اطمینان
نرمافزار مایکروسافت پروجکت پیشگامی در میان تمامی ابزارهای مدیریت پروژه به شمار میآید. این نرمافزار نخستین بار در سال 1984 به شکل تجاری عرضه شد و از آن پس بصورت مداوم برای دستیابی به قابلیتهای بهتر و متناسبتر با نیازهای کاربران بهبود یافته است.
پشتیبانی از مشتریان
مایکروسافت یکی از معتبرترین شرکتهای نرمافزاری است که بهترین پشتیبانی را از مشتریان خود به انجام میرساند. برای این نرمافزار نیز امکان دسترسی کامل به شرکا، مشاورین و خدمات پشتیبانی شخص ثالث وجود خواهد داشت.
انعطاف پذیری
نرمافزار مدیریتی مایکروسافت پروجکت دارای انعطافپذیری بالایی است و از آن میتوان برای اهداف دیگر و بعنوان ابزار تعیین نقشهی راه یا مدیریت مالی نیز بهره گرفت. گزینههای مختلف ارائه شده در این سیستم راهکارهای درونسازی و مبتنی بر ابر را در اختیار کاربران قرار میدهد و بدین ترتیب تیمها و شرکتها گزینههای بیشتری را برای سازگاری با الزامات خاص کاربری در اختیار خواهند داشت.
معایب نرم افزار MSP
نیازمندی به آموزش
کاربرد این سیستم طی سالهای مختلف سادهتر شده اما هنوز هم ممکن است موجب سردرگمی کاربران شود. به همین علت یافتن آموزشی که در عین حجم کم، تمامی مطالب ضروری را به شما بیاموزد کاری دشوار به نظر می رسد.
به همین جهت در ساختمون 24 ، دوره ای را تدوین کردیم که در 6 ساعت آموزش MSP را پشت سر بگذارید و پس از آن به مدیریت پروژه های خود مشغول شوید.
مشکل در سازگاری فایل ها
مایکروسافت پروجکت فایلهای خود را در قالبهای اختصاصی ذخیرهسازی میکند، بنابراین کامپیوترهای شخصی که از برنامههای مشابهی استفاده نمیکنند قادر به باز کردن آنها نخواهند بود. زمانی که نیاز به ارسال فایلهایی از این سیستم به کاربران و سایر ذینفعان وجود داشته باشد، بایستی بررسی کرد که آیا دریافت کنندگان قادرند این فایلها را از طریق برنامههای سازگار باز کرده و یا نیازمند طی یک مرحلهی اضافی جهت تبدیل فرمت نرمافزاری خواهند بود.