آشنایی با اسکنر و دستگاه کپی

قبل از خرید اسکنر بهتر است با نحوه کارکرد آن نیز آشنا شوید.

اسکنر یک دستگاه ورودی است که اسنادی مانند عکس ها و صفحات متن را اسکن می کند، هنگامی که یک سند اسکن می شود، به فرمت دیجیتال تبدیل می شود.

این یک نسخه الکترونیکی از سند ایجاد می کند که می تواند در رایانه مشاهده و ویرایش شود در ادامه انواع کاربردهای اسکنر را خواهید شناخت.

اکثر اسکنرها دستگاه های تخت هستند، به این معنی که سطح اسکن صافی دارند. این برای عکس ها، مجلات و اسناد مختلف ایده آل است.

همچنین با خرید پرینتر لیزری چهارکاره  می توان از اسکنر آن استفاده نمود.

اکثر اسکنرهای تخت دارای روکشی هستند که بالا می رود تا کتاب ها و سایر اشیاء حجیم را نیز بتوان اسکن کرد.

در خرید اسکنر توجه کنید که اسکنرهای ورقی فقط می توانند اسناد کاغذی را بپذیرند. در حالی که اسکنرهای برگه‌دار نمی‌توانند کتاب‌ها را اسکن کنند.

همواره می توانید از مشاوران مهام پرینت نیز مشاوره رایگان در مورد خرید تجهیزات اداری و فروشگاهی دریافت نمایید.

برخی از مدل‌ها دارای یک تغذیه خودکار اسناد یا ADF هستند که به شما امکان می‌دهد چندین صفحه را به ترتیب اسکن کنید.

تشخیص کاراکتر نوری

اسکنرها در ارتباط با برنامه های نرم افزاری کامپیوتری کار می کنند که داده ها را از اسکنر وارد می کنند.

اکثر اسکنرها شامل نرم افزار اسکن اولیه هستند که به کاربر اجازه می دهد اسکن ها را پیکربندی، شروع و وارد کند.

پلاگین های اسکن نیز می توانند نصب شوند که به برنامه های مختلف نرم افزاری اجازه می دهد تصاویر اسکن شده را مستقیما وارد کنند.

به عنوان مثال؛ اگر یک پلاگین اسکنر برای Adobe Photoshop نصب شده باشد، کاربر می تواند تصاویر جدیدی را در فتوشاپ مستقیماً از اسکنر متصل ایجاد کند.

در حالی که فتوشاپ می تواند تصاویر اسکن شده را ویرایش کند، برخی از برنامه ها مانند Acrobat و OmniPage می توانند در واقع متن اسکن شده را تشخیص دهند.

این فناوری را تشخیص کاراکتر نوری یا OCR می نامند. نرم افزار اسکن شامل OCR می تواند یک سند متنی اسکن شده را به یک فایل متنی دیجیتال تبدیل کند که می تواند توسط یک واژه پرداز باز و ویرایش شود.

برخی از برنامه‌های OCR حتی قالب‌بندی صفحه و متن را ضبط می‌کنند و امکان ایجاد نسخه‌های الکترونیکی از اسناد فیزیکی را فراهم می‌کنند.

ویژگی های بارز اسکنر

قابلیت اطمینان

برخلاف اشکال خاصی از انتقال داده، اسکن فقط شامل انتقال تصاویر سخت به اشکال دیجیتال است. نقش کاربر نهایی در صورت اسکن محدود است و از آن جایی که آن ها به ارتباطات دو طرفه وابسته نیستند، می توانند در ذخیره اطلاعات مهم یا انتقال اطلاعات مهم نیز کمک کنند.

کارایی

اسکنرهای مدرن برای کارایی و سرعت ساخته شده اند و با سهولت استفاده و همچنین راحتی همراه است.

کیفیت

اسکن بهترین وضوح ممکن را برای تصاویر دیجیتال تضمین می کند در مقایسه با دستگاه های فکس که ممکن است بازتولید جزئیات دقیق برای آن ها مشکل باشد، اسکنر یا پویشگر تصویر می تواند تصاویر را با وضوح و دقت بالا بازتولید کند. آن ها برای عکاسی و عرصه های مهندسی بسیار مفید هستند.

صرفه جویی در هزینه

در ماشین های اداری یکی ویژگی های خوب اسکن جایگزین کردن فایل ها و فرم های فیزیکی با فایل های دیجیتالی است، بدین جهت در فضای فیزیکی، که باید برای ذخیره سازی استفاده شود صرفه جویی خواهد شد.

دستگاه کپی

با پیشرفت و گسترش دنیای دیجیتال و فناوری بسیاری از مردم بر این باورند که دستگاه کپی و چاپگر در حال حاضر تجهیزات غیر قابل مصرف هستند. گرچه خرید دستگاه کپی همچنان مانند گذشته رواج دارد.چون که هنوز بسیاری از مشاغل به کپی فیزیکی اسناد نیاز دارند. جلسات، ارائه ها، قراردادها و اسناد قانونی ضرورت چاپ یا کپی کردن را نشان می دهد.

کاربری دستگاه کپی

دستگاه های کپی چند منظوره یا دستگاه های کپی همه کاره قابلیت کپی، پرینت، فکس و اسکن اسناد را دارند.

اگر به دنبال صرفه جویی در فضا و منابع مالی هستید، دستگاه های کپی چند منظوره یک ماشین اداری و انتخاب عالی برای کسب و کار شما هستند.

دستگاه های کپی دیجیتال

در عصر حاضر، به روز بودن و دیجیتال بودن تجهیزات دستگاه فتوکپی شما برای اطمینان از کارآمدی کسب و کار شما مهم است.

در حالی که مدل‌های قدیمی آنالوگ پرینترها و دستگاه‌های کپی هنوز در برخی از دفاتر استفاده می‌شوند، تجهیزات دستگاه کپی دیجیتال به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای دفتر خود را بهینه کنید و کارایی کلی کسب و کار خود را بهبود ببخشید.

تجهیزات کپی دیجیتال با اتصال به اینترنت این مزیت بزرگ را دارند که می توانند به شبکه دفتر شما متصل شوند و به شما این امکان را می دهند که درخواست چاپ یک سند مستقیماً از رایانه خود را داشته باشید، نه نیاز به اتصال دستی به دستگاه.

اتصال تجهیزات چاپ و کپی خود به شبکه اداری خود همچنین به این معنی است که می توانید اسناد خود را به صورت الکترونیکی ذخیره کنید و کمتر به فضای ذخیره سازی کاغذ متکی باشید.

امنیت

در حالی که داشتن دستگاه‌های کپی و چاپگر متصل به WiFi یکی از جنبه‌های مهم تجهیزات دستگاه کپی است، دستگاه‌های متصل به اینترنت یک عنصر خطر امنیتی اضافی دارند. برنامه های کپی می توانند با افزودن یک لایه امنیتی اضافی به کاهش این خطر کمک کنند.

اگر می‌دانید که کسب ‌وکارتان اطلاعات حساسی را مدیریت می‌کند یا ممکن است در معرض نقض داده‌ها باشد، همیشه توصیه می‌شود مطمئن شوید که امنیت کسب‌وکارتان اولویت اصلی است.

استفاده از برنامه های چاپگر معتبر به حفظ امنیت اسنادی که چاپ می کنید کمک می کند، برخی از برنامه‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که کاربران قبل از چاپ، کپی یا دسترسی به اسناد، یک کارت هوشمند را تند بکشند یا یک پین امنیتی وارد کنند، که وقتی کسب‌وکار به دنبال کاهش خطرات امنیتی خود است، مفید است.

عملکرد مناسب دستگاه کپی

عملکردهای دستگاه کپی که برای کسب و کار شما بسیار مفید هستند به نیازها و اولویت های فردی شما بستگی دارد.

قبل از سرمایه گذاری بلندمدت در تجهیزات کپی و چاپگر، کمی زمان بگذارید و ویژگی های آن را بررسی کنید و در مورد آنچه برای کسب و کار شما مهم است فکر کنید.

به یاد داشته باشید که در حالی که تجهیزات جامع‌تر دستگاه فتوکپی گران‌تر هستند، معمولاً متوجه می‌شوید که مجموعه گسترده‌ای از ویژگی‌های آن در درازمدت با کاهش هزینه‌های تعمیر و نگهداری، کاهش ضایعات و بهبود کارایی هزینه‌های خود را پرداخت می‌کند.